TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM)

1  PENGERTIAN DASAR DARI KUALITAS/MUTU

Kata kualitas mempunyai banyak definisi yang berbeda dan bervariasi dari yang konvensionalsampai yanglebih strategik.

·         Definisi konvensional

Definisi konvensional dari kualitas biasanya mengambarkan karakteristik langsung dari suatu produk seperti: performance, reliability, ready to use, esthetichs, dan sebagainya.

·         Definisi strategik

Definisi strategik menyatakan bahwa kualitas adalah segala sesuatu yang mampu memenuhi keinginan atau kebuthuhan pelanggan ( meeting the needs customers)

Dalam ISO 8402 (quality vocabulary), kualitas di definisikan sebagai totalitas dari karakteristik suatu produk yang menunjang kemampuanya untuk memuaskan kebutuhan yang di spesifikasikan atau di terapkan. Kualitas sering kali diartikan sebagai kepuasan pelanggan atau konformasi terhadap kebutuhan atau persyaratan.  Disamping pengertian di atas, kualitas juga dapat di artikan sebagai sesuatu yang menentukan kepuasan pelanggan dan upaya prubahan ke arah perbaikan terus-menerus sehingga di kenal istilah : Q-MATCH (Quality= meets agreed terms and changes). 

Berdasarkan tenetang pengertian daar kualitas di atas, tampak bahwa kualitas selalu berfokus pada pelanggan. Dengan demikian produk-produk di desain, di produksi serta pelayanan di berikan untuk memenuhi keinginan pelanggan. Karena kualitas mengacu kepada segala sesuatu yang menentukan kepuasan pelanggan,suatu produk di katakan berkualitas apabila sesuai dengan keinginan pelanggan, dapat dimanfaatkan dengan baik, serta di produksi dengan cara yang baik dan benar.

2.DEFINISI MANAJEMEN KUALITAS/MUTU

Gaspersz (2008:51) mengemukakan TQM ialah pendekatan manajemen sistemztik yang berorientasi pada organisasi, pelanggan, dan pasar melalui kombinasi antara pencarian fakta praktis dan penyelesian masalah, guna menciptakan peningkatan secara signifikan dalam kualitas, produktivitas, dan kinerja lain dari perusahaan.

Pada dasarnya manajemen kualitas (quality manajemen) atau manajemen kualitas terpadu (tottal quality manjamenen = TQM) di definisikan sebagai suatu cara meningkatkan performansi secara terus-menerus (contimuous performance improvment) pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap era fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan semua sumber daya manusia dan modal yang tersedia.

ISO 8402 (quality vocabulary) mendefinisikan manajemen kualitas sebagai semua aktivitas dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan kualitas, tujuan-tujuan dan tanggung jawab, serta mengimplementasikannya melaui alat-alat seperti:

·         Perencanaan kualitas (quality planing)

Penetapan dan pengembangan tujuan dan kebutuhan untuk kualitas serta penerapan sistem kualitas.

·         Pengendalian kualitas (quality control)

Teknik-teknik dan aktivitas operasional yang di gunakan untuk memenuhi persyaratan kualitas

·         Jaminan kualitas (quality asurance)

Semua tindakan terencana dan sistematik yang di implementasikan dan di demonstrasikan guna memberikan kepercayaan yang cukup bahwa produk akan memuaskan kebutuhan untuk kualitas tertentu.

·         Peningkatan kualitas (quality improvment)

Tindakan-tindakan yang di ambil guna meningkatkan nilai produk untuk pelanggan melalui peningkatan efektivitas dan efesiensi dariproses dan aktivitas melalui struktur organisasi.

Tanggung jawab untuk manajemen kualitas ada pada semua level dari manajemen. Tetapi harus di kendalikan oleh manajemen puncak (TOP Management) dan implementasinya harus melibatkan semua anggota organisasi. Hal ini berarti bahwa manajemen kualitas merupakan kemampuanatau kapabilitas  yang melekat pada sumber daya mansia (SDM) serta merupakan proses yang dapat di kontrol dan bukan suatu kebetulan belaka.

3  EVOLUSI MUTU

1.      Inspection (inspeksi)

Konsep mutu modern di mulai pada tahun 1902,kelompok mutu yang utama adalah bagian inspeksi. Selama produksi para inspektor mengukur hasil produksi berdasarkan spesifikasi.

Ini menyebabakan terjadinya perbedaan kepentingaan. Seandainya bagian inspeksi menolak hasil alur produksi yang tidak sesuai maka pabrik berusaha meloloskanya tanpa memperhatikan mutu

2.      Quality control (pengendalian mutu)

Pada tahun 1940an kelompok inspeksi berkembang menjadi bagian pengendalian mutu (QC). Tanggung jawab mutu di alihkan kebagian QC yang independen. Bagian QC memiliki otonomi penuh dan terpisah dari bagian pabrik, para inspektor di bekali dengan prangkat statistik, seperti diagram kendali, lab, dan penarikan sample.

3.      Quality asurance (pemastian mutu)

Bagian QA di focuskan untuk memastikan proses dan mutu produk melalui audit operasi untuk meningkatkan mutu ( inovasi dan improvment). QA bekerja sama dengan bagian lain yang bertanggung jawab penuh terhadap kinerja masing-masing.

4.      Quality management (manajemen mutu)

QA melakukan dan memastikan pelaksanaan pengendalian mutu, tapi sangat sedikit berpengaruh untuk meningkatkanya. Karena itu untuk mengantisipasi persaingan, aspek mutu selalu perlu di evaluasi dan di rencanakan perbaikanya melalui penerapan fungsi-fungsi manajemen mutu.

5.      Total quality management (manajemen mutu terpadu)

Dalam perkembanganya manajemen mutu ternyata bukan hanya fungsi produksi yang memepengaruhi kepuasan pelanggan terhadap mutu. Dalam hal ini tanggung jawab terhadap mutu tidak hanya cukup di bebankan pada bagian produksi tapi sudah menjadi tanggung jawab seluruh individudi perusahaan. Pola inilah yang di sebut TQM.

4. KONSEP DASAR DARI MANAJEMEN MUTU/KUALITAS (TQM)

·         Mutu sebagai strategi usaha

·         Focus pada pelanggan ( kepuasan pelanggan )

·         Perbaikan kualitas secara terus-menerus (continous improvment)

·         Budaya perusahaan adalah budaya kualitas

·         Partisipasi aktif seluruh pekerja

·         Team work di semua unit kerja

·         Aliran proses tertulis dan terkdokumentasi

5 . 5 PILAR DALAM TQM

·         Produk

Produk adalah titik pusat untuk tujuan dan pencapaian organisasi.

·         Proses

Mutu dalam produk tidak mungkin ada tanpa mutu dalam proses itu sendiri.

·         Organisasi

Mutu di dalam proses tidak mungkina ada tanpa organiasi yang tepat.

·         Pemimpin

Organisasi yang tepat tidak ada artinya tanpa pemimpin yang memadai

·         Komitmen yang kuat dari bawah ke atas merupakan pilar pendukung bagi semua yang lain.

Manajemen mutu (TQM) berfokus tidak hanya pada mutu produk, namun juga mutu dalam cara mencapainya. Kompetensi sumber daya manusia (SDM) perusahaan adalah merupakan elemen yang sangat menentukan berhasil atau tidaknya implementasi TQM ini. Karena TQM adalah merupakan suatu alat yang digunakan oleh manajemen dalam perusahaan yng akan melibatkan seluruh anggota perusahaan di dalam melakukan perbaikan yang di lakukan secara terus menerus, TQM harus terintegrasi dengan strategi perusahaan. 

Dengan demikian TQM dapat di simpulkan sebagai suatu alat yang dapat di gunakan oleh manajemen suatu perusahaan yang melibatkan seluruh personel dengan melakukan perbaikan secara terus menerus atas produk, layanan, lingkungan yang berhubungaan dengan produk perusahaan melalui etode ilmiah yang inovatif(Sari dan Siregar,2008).

6 . 4 PRINSIP UTAMA TQM

1.      Kepuasan pelanggan 

Kualitas tidak lagi hanya bermakna kesesuaian dengan spesifikasi-spesifiksi tertentu, tetapi kualitas tersebut di tentukan oleh pelanggan. Kebutuhan pelanggan di usahakan di puaskan dalam segala aspek, termasuk di dalam harga, keamana, ketepatan waktu. Kualitas yang di hasilkan suatu perusahaan sama dengan nilai (value) yang di berikan dalam rangka meningkatkan kualitas hidup para pelanggan. Semakin tinggi nilai yang di berikan, maka semakin besar pula kepuasaanya.

2.      Respek terhadap setiap orang 

Di dalam perusahaan yang kualitasnya dalam kategori global setiap karyawan di pandang sebagai individu yang memiliki talenta dan kreatifitas tersendiri yang unik. Dengan demikian karyawan merupakan sumberdaya organisasi yang paling bernilai. Oleh karena itu setisp orsng dslsm orgsnisasi di perlakukan dengan baik dan di beri kesempatan untuk terlibat dan berpartisipasi dalam tim pengambil keputusan.

3.      Manajemen berdasarkan fakta 

Maksudnya bahwa setiap keputusan selalu di dasarkan pada data dan aktual, bukan sekedar pada perasaan (feeling). Ada 2 konsep yang berkaitan dengan hal ini yakni:
 

Ø  Prioritasai (priotization)

Suatu konsep bahwa perbaikan tidak dapat di lakukan pada semua aspek pada saat yang bersamaan, mengingat keterbatasan sumber daya yang ada. Oleh karena itu melalui data manajemen dalam tim organisasi dapat memfokuskan usaha pada situasi tertentu yang vital.

Ø  Variasi (variaton)

Atau variabilitas kinerja manusia, data statistik dapat mremberi gambaran mengenai variabilitas yang merupakan bagian yang wajar dari setiap sistem organisasi

4.      Perbaikan berkesinambungan 

Agar dapat sukses, setiap perusahaan perlu melakukan proses secara sistematis dalam melaksanakan perbaikan berkesinambungan. Konsep yang berlaku di sini adalah siklus PDCA (plan-do-check-action).

7  PENTINGNYA ISO 9000 SEBAGAI BASIC MANAJEMEN MUTU (TQM)

ISO9000 adalah quality management system, atau sistem penjaminan mutu, yaitu mekanisme standar yang di susun, di sepakati, dan di terapkan oleh suatu organisasi dalam menjalankan aktivitas suatu perusahaan. Sistem ISO 9000 akan menjelaskan bagaimana perusahaan beroperasi.bagaimana pekerjaan mengalir dari satu aktifitas ke aktifitas yang lain. Penanganan pekerjaan mulai dari customer, input ke dalam masing-masing proses, dan output yang dihasikan dari setiap proses. Parameter parameter fisik dari hasil pekerjaan, yang menentukan apakah hasil tersebut memenuhi persyaratan kualitas/mutu yang telah di tentukan dan di sepakati atau belum.

8  MANFAAT TQM (MANAJEMEN MUTU)

1.      Manfaat bagi pelanggan

Ø  Sedikit atau bahkan tidak memiliki masalah dengan produk atau pelayanan

Ø  Kepedulian terhadap pelanggan lebih baik atau pelanggan lebih di perhatikan.

Ø  Kepuasan pelanggan terjamin

2.      Manfaat bagi intuisi atau perusahaan

Ø  Terdapat perubahan  kualitas produk dan pelayanan

Ø  Staf lebih termotivasi

Ø  Produktifitas meningkat

Ø  Biaya turun

Ø  Produk cacat berkuarang

Ø  Permasalah dapat di selesaikan dengan cepat